आप आउटलुक में कार्यालय से बाहर का संदेश सेट कर सकते हैं। इससे प्रेषक को यह स्पष्ट हो जाता है कि आप अस्थायी रूप से दूर हैं।
कार्यालय से बाहर का संदेश अन्य लोगों को यह बताने में मदद करता है कि उस समय आपका ईमेल नहीं पढ़ा जा रहा है और कार्यालय से बाहर की अवधि के दौरान किसी प्रतिक्रिया की उम्मीद नहीं की जानी चाहिए।
यह आपको परोक्ष रूप से भी मदद करता है। कार्यालय से बाहर अधिसूचना सेट करने से, आपकी प्रतिक्रिया से संबंधित कम ईमेल भेजे जाएंगे। यह अनुवर्ती ईमेल को भी कम कर सकता है क्योंकि लोगों को पता है कि आप अस्थायी रूप से अनुपस्थित हैं। अधिकांश लोग जब छुट्टी पर जाते हैं, बीमार होते हैं या एक दिन की छुट्टी पर होते हैं तो कार्यालय से बाहर होने का संदेश भेजते हैं।
यह आलेख बताता है कि आउटलुक के माध्यम से कार्यालय से बाहर का संदेश कैसे सेट किया जाए।
माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में अवे संदेश सेट करें
आउटलुक ईमेल क्लाइंट खोलें। रिबन में "फ़ाइल" पर क्लिक करें।
बाएं मेनू में, पहले "जानकारी" पर क्लिक करें और फिर "स्वचालित उत्तर" बटन पर क्लिक करें।
स्वचालित उत्तर भेजने के लिए, "स्वचालित उत्तर भेजें" विकल्प को सक्षम करें।
फिर आप प्रारंभ, दिनांक और समाप्ति तिथि निर्दिष्ट करने के लिए "केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें" विकल्प का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें वह समय भी शामिल है जिसमें कार्यालय से बाहर संदेश भेजा जाना चाहिए।
डिफ़ॉल्ट रूप से, प्रत्येक प्रेषक को कार्यालय से बाहर का संदेश एक बार भेजा जाता है।
"स्वचालित उत्तर" फ़ील्ड में आप एक ई-मेल संदेश बना सकते हैं जिसे प्राप्तकर्ता को कार्यालय से बाहर संदेश के रूप में प्राप्त होगा।
मानक स्वचालित आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश के अलावा, आप इस संदेश पर नियम भी लागू कर सकते हैं। ये ऐसी कार्रवाइयां हैं जो केवल तभी की जाती हैं जब प्रेषक पूर्व निर्धारित नियमों का अनुपालन करता है।
उदाहरण के लिए, आप कार्यालय से बाहर संदेश को केवल किसी विशिष्ट प्रेषक को या केवल सीधे आपको (कोई सीसी या बीसीसी नहीं) भेजने के लिए सेट कर सकते हैं। आप संदेश को केवल तभी भेजने के लिए सेट कर सकते हैं जब विषय या पाठ में कोई विशिष्ट संदेश हो।
यदि आपने कार्यालय से बाहर संदेश सही ढंग से सेट किया है, तो आपको आउटलुक के शीर्ष पर एक संदेश दिखाई देगा "इस खाते के लिए स्वचालित उत्तर भेजे जा रहे हैं"।
जब आप वापस लौटते हैं, या पहले लौटते हैं, तो आप "अक्षम करें" बटन पर क्लिक करके कार्यालय से बाहर संदेश को फिर से अक्षम कर सकते हैं।
मुझे आशा है कि मैंने आपको इससे अवगत करा दिया होगा। पढ़ने के लिए आपका शुक्रिया!
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